Veelgestelde vragen

In dit artikel staan een aantal veelgestelde vragen die voor kunnen komen bij het gebruik van CaseWare Cloud.

Systeem

  • Wat zijn de systeemvereisten?

    De enige vereiste die gesteld wordt voor het gebruik van CaseWare Cloud is een goedwerkende browser. Met een goede en door ons ondersteunde browser zou Cloud voor alle onderdelen goed moeten werken.

  • Welke browsers kan ik gebruiken?

    U kunt iedere webbrowser gebruiken voor CaseWare Cloud, maar wij raden de volgende ondersteunde browsers aan:

    • Google Chrome
    • Mozilla Firefox
    • Microsoft® Internet Explorer 10+

    Zie Systeemvereisten voor meer informatie.

  • Hoe worden de kosten gefactureerd?

    U betaalt per gebruiker. Als u een nieuwe account voor een medewerker aan wilt maken dient u eerst een toegangslicentie voor Cloud aan te schaffen. Gebruikers met de Beheerdersrol kunnen het aantal beschikbare licenties controleren en toezicht houden op andere factuurgegevens in de Cloud Facturatie (Instellingen | Systeem | Cloud Facturatie). U kunt prijsinformatie bekijken en extra licenties aanschaffen via MyCaseWare.

    CaseWare brengt geen kosten in rekening voor schijfopslag, maar we behouden het recht om de opslagcapaciteit te beperken voor gebruikers die ongebruikelijk groot gebruik maken van onze diensten. Voor meer informatie zie CaseWare Cloud Terms of Use.

    Voor verdere informatie over facturatie kunt u contact opnemen met sales@caseware.nl.

Toegang

  • Hoe krijg ik toegang tot het systeem vanuit huis of als ik bij een klant ben?

    De Cloud wordt gebruikt via internet. Zolang u toegang heeft tot het internet kunt u overal inloggen via een browser, net zoals u dat doet op kantoor.

  • Moet ik nog iets downloaden om gebruik te kunnen maken van Cloud?

    Naast een ondersteunde browser hoeft u niets extra's te downloaden. We raden echter wel aan dat u de Java plug-in download en installeert op uw apparaat om gebruik te kunnen maken van de Cloudapplicatie om bestanden te uploaden. Met deze app kunt u grote bestanden of meerdere bestanden tegelijk uploaden. Als u voor de eerste keer een bestand upload krijgt u een melding om deze app te installeren. Voor meer informatie, zie Documenten uploaden naar een entiteit.

  • Hoe stel ik mijn Firewall in zodat deze Cloud toelaat?

    Door sommige upgrades of veranderingen op de server kunnen veranderingen worden aangebracht aan het IP. Het heeft echter geen effect op de URL. Wij raden aan om geen IP-beperkingen aan te brengen in de firewall. De toegang beperken door de URL van CaseWare Cloud op te geven heeft verder geen onderhoud nodig aangezien de URL niet verandert.

  • De toegang tot mijn account is geblokkeerd?

    Uw account wordt geblokkeerd na vijf mislukte aanmeldpogingen achter elkaar. Neem contact op met uw systeembeheerder om de blokkering op te heffen.

  • Wat moet ik doen als ik mijn gebruikersnaam of wachtwoord ben vergeten?

    Als u uw wachtwoord vergeten bent kunt op de inlogpagina op de link Wachtwoord vergeten klikken. U komt dan op een nieuwe pagina waar u uw e-mailadres in kan voeren om zo uw wachtwoord te herstellen of opnieuw in te stellen.

    Als u uw gebruikersnaam vergeten bent neem dan contact op met uw systeembeheerder om het e-mailadres gelinkt aan uw account te herstellen.

  • Waarom krijg ik een melding bij het inloggen dat ik mijn wachtwoord moet veranderen?

    U krijgt een melding om uw wachtwoord te veranderen als deze verlopen is. De verlooptermijn voor wachtwoorden is ingesteld door uw systeembeheerder.

  • Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

    Klik op uw avatar in de rechterbovenhoek van de Cloudomgeving en selecteer Mijn instellingen. Klik dan op Accountinstellingen. Voor meer informatie, zie Accountinstellingen.

  • Hoe wijzig ik mijn e-mailadres?

    Neem contact op met uw systeembeheerder om het e-mailadres te wijzigen dat gekoppeld is aan uw account.

  • Maakt Cloud gebruik van een twee-factor-authenticatie?

    Ja. Voor meer informatie, zie Twee-factor-authenticatie instellen .

Cloud instellen

  • Wie in de organisatie zou de voornaamste gebruiker moeten zijn?

    De voornaamste gebruiker is degene die aanvankelijk de Cloudomgeving instelt. Deze gebruiker heeft beheerdersrechten en dit account blijft gekoppeld aan de Cloudomgeving voor zolang deze blijft bestaan. Dit kan iemand zijn van de IT-afdeling, maar het kan ook een manager zijn. De kennis die nodig is om uw Cloudomgeving in te stellen kan per bedrijf verschillend zijn.

  • Hoe kan ik het systeem als klantportaal gebruiken?

    Om de Cloud als klantportaal te gebruiken moeten er eerst een entiteit en accounts worden aangemaakt. Daarmee zorgt u voor een beveiligde bestandsoverdracht, documentbeheer en kunnen er veilig berichten worden uitgewisseld tussen interne medewerkers en externe klanten (aangeduid als Contactpersonen). Voeg een klantentiteit toe aan het systeem om een werkomgeving in te stellen. Alle interacties tussen medewerkers en contactpersonen vinden plaats in deze entiteit. Als contactpersonen toegang willen tot het systeem hebben ze een account en de bijbehorende machtigingen nodig om toegang te krijgen tot de gekoppelde klantentiteit. U kunt contactpersonen toevoegen en de juiste machtigingen toewijzen. Er kunnen dan nog aanvullende rollen worden toegewezen aan deze gebruiker zodat ze toegang hebben tot de inhoud. Voor een gedetailleerde instructie, zie Een klantportaal opzetten.

  • Moet ik accounts aanmaken voor al mijn medewerkers?

    Alle medewerkers die gebruik gaan maken van het systeem zouden een account moeten hebben. Vooral als u Cloud gaat gebruiken als de algemene interne portaal is het nuttig als alle medewerkers een account hebben. Als uw organisatie de Cloud met name gebruikt als portaal voor interacties met klanten, dan hebben alleen medewerkers die contact hebben met externe klanten een account nodig.

  • In het dialoogvenster Delen is er een optie 'Alle personeelsleden'. Waar is deze voor bedoeld?

    De optie Alle personeelsleden wordt gebruikt om een rol toe te wijzen aan alle medewerkers die in het systeem toegang hebben tot een entiteit of item (activiteit, bestand, dashboard, enzovoort). Als er nieuwe medewerkers aan het systeem worden toegevoegd krijgen zij automatisch deze rol toegewezen.

    U kunt ook Personeelsgroepen aanmaken om snel rollen toe te wijzen aan bepaalde medewerkers. Zie Groepen aanmaken voor personeel of contactpersonen voor meer informatie.

Voorkeuren

  • Kan ik Cloud weergeven in meerdere vensters in mijn browser?

    U kunt Cloud in meerdere tabbladen of vensters van uw internetbrowser gebruiken zonder steeds opnieuw te hoeven inloggen. Let wel dat dit alleen geldt als u maar in één browser werkt. Als u uitlogt bij Cloud wordt u meteen automatisch uitgelogd in de andere vensters en tabbladen die nog openstaan.

  • Hoe kan ik instellen welke pagina ik als startpagina wil hebben bij het opstarten?

    Dit verschilt per account. De startpagina kan veranderd worden onder instellingen. Zie Opstartinstellingen voor meer informatie.

Activiteiten

  • Hoe plaats ik een activiteit?

    Klik op Activiteiten in het Cloudmenu om de Activiteitenpagina te openen. Voor meer uitleg, zie Feedback geven aan anderen in Cloud.

  • Waar worden activiteiten voor gebruikt? Hoe kan ik het systeem gebruiken om interne en veilige berichten te sturen?

    De Activiteiten bieden een alternatief platform om berichten te sturen. Activiteiten worden op een centrale locatie opgeslagen, beheerd en beveiligd, zodat u meer toezicht heeft op alle communicatie met klanten en die binnen de organisatie.

    Activiteiten zijn standaard alleen zichtbaar voor medewerkers met toegang tot de entiteit (waar de activiteit is geplaatst). De zichtbaarheid van de activiteiten kan verder nog gewijzigd bij de Instellingen voor delen.

Bestanden

  • Hoe kan ik bestanden uploaden naar de Cloud vanaf mijn computer?

    Open de pagina Bestanden in het Cloudmenu. Klik op Nieuw om bestanden te uploaden. Voor meer informatie, zie Documentreservering aanmaken in een bestand.

  • Hoe download ik bestanden vanuit de Cloud naar mijn computer?

    Open de pagina Bestanden in het Cloudmenu. Klik op het bestand dat u wilt download en klik dan op de drie puntjes rechtsbovenin om het te downloaden. Voor meer informatie zie Rapporten en documenten delen.

  • Hoe kan ik oudere versies herstellen van bestanden die overschreven zijn?

    In het detailvenster van het bestand is een optie Geschiedenis die alle versies van het bestand en de geschiedenis weergeeft. Voor meer informatie zie Een vorige versie of een verwijderd bestand herstellen.

Entiteiten

  • Wat is een entiteit?

    Een entiteit is een algemeen begrip. Het kan een organisatie inhouden, een afdeling, een individu, of een klant. Entiteiten zijn onafhankelijke werkomgevingen die intern of extern aan de organisatie verbonden zijn. U kunt er afzonderlijke onderdelen mee aanmaken binnen CaseWare® Cloud per klant, per afdeling of op andere criteria. Zodra een organisatie voor het eerst CaseWare® Cloud instelt wordt één entiteit als standaard aangemaakt als entiteit voor de organisatie zelf. Deze entiteit kan dan ook niet worden verwijderd. Later kunnen in het systeem nog andere entiteiten worden aangemaakt.

  • Hoe maak ik een klant aan?

    In het Cloudmenu kunt u naar de pagina Entiteiten gaan waar u een nieuwe entiteit voor een klant kunt aanmaken. Voor meer informatie zie Entiteiten aanmaken voor klanten.

  • Hoe maak ik een interne entiteit aan?

    In het Cloudmenu kunt u naar de pagina Entiteiten gaan waar u een nieuwe interne entiteit kunt aanmaken. Voor meer informatie zie Interne entiteiten beheren.

Contactpersonen

  • Wat is een contactpersoon?

    Contactpersonen zijn mensen die verbonden zijn aan het een entiteit maar niet tot het personeel behoren. Meestal is de contactpersoon iemand die voor de klant werkt of een expert die de opdracht van informatie voorziet of juist beoordeeld. Cloud biedt vele mogelijkheden om de informatie te beheren die met contactpersonen gedeeld wordt. Contactpersonen hebben namelijk beperkte toegang tot CaseWare Cloud en kunnen ook minder van de vooraf ingestelde rollen toegewezen krijgen dan personeelsleden. De contactpersoon heeft bijvoorbeeld niet zomaar toegang tot een entiteit, maar kan wel een lijst van entiteiten zien voor welke zij een rol hebben toegewezen gekregen.

  • Hoe kan ik een contactpersoon aanmaken?

    In het Cloudmenu kunt u naar de pagina Contactpersonen gaan waar u een nieuw contact persoon kunt aanmaken. Voor meer informatie, zie Het account voor een klant instellen.

  • Kan ik bestanden en activiteiten delen met andere medewerkers en met contactpersonen?

    Ja. Als medewerkers de rol Lezer hebben op een entiteit hebben, dan hebben zij ook standaard deze rol voor de bijbehorende bestanden en activiteiten. Contactpersonen hebben echter geen standaardrol toegewezen, maar u kunt hen wel zelf nog rollen toewijzen om hen zo toegang tot specifieke bestanden of activiteiten te geven.

  • Hoe deel ik bestanden met een contactpersoon?

    Om toegang te krijgen tot een bestand heeft een contactpersoon twee verschillende rollen nodig. Eerst moeten zij de rol Entiteitsmedewerker toegewezen krijgen - zo krijgen zij toegang tot de entiteit waar het bestand is opgeslagen. Ten tweede moeten zij op het bestand zelf een rol aangewezen krijgen voor de inhoud - zo krijgen ze toegang tot het bestand en kunnen ze het bekijken of downloaden.

Dashboards

  • Wat is een dashboard?

    Dashboards zijn pagina's die gebruikt worden om alle informatie op CaseWare Cloud te volgen. Ieder dashboard bestaat uit een of meerdere gadgets.

  • Kan ik een dashboard met een klant delen?

    Ja. Dashboards kunnen zowel met medewerkers als met contactpersonen gedeeld worden. Als u een dashboard aanmaakt of bewerkt, kunt u onder de optie 'Gedeeld met' het vinkje Alle contactpersonen selecteren om het dashboard te delen met contactpersonen. Voor meer informatie zie het artikel Statusoverzicht van alle opdrachten.

  • Hoe kan ik een dashboard maken voor een specifieke klant of voor persoonlijk gebruik?

    In het Cloudmenu kunt u naar de pagina Dashboards gaan. Voor meer informatie zie het artikel Statusoverzicht van alle opdrachten.

    Let op: Gadgets volgen het beveiligingsmodel van Cloud. De toegang die een gebruiker heeft tot de gadgets verschilt per toegewezen rol. Het kan dus zijn dat de toegang van sommige gebruikers beperkt is voor bepaalde gadgets. Voor meer informatie zie het artikel Tips voor beveiliging.

Gegevens en beveiliging

  • Van waaruit werkt CaseWare Cloud?

    CaseWare Cloud werkt op het moment via de computerfaciliteiten die beschikbaar worden gesteld door de Amazon Web Services (AWS) infrastructuur in Australië, Canada, Ierland en de Verenigde Staten.

  • Waar worden mijn gegevens opgeslagen?

    Uw gegevens worden opgeslagen op servers die beheerd worden door het AWS. Deze servers bevinden zich op de volgende locaties:

    • Australië
    • Canada
    • Ierland
    • De Verenigde Staten

    Als u uw account aanmaakt kunt u kiezen waar uw gegevens worden opgeslagen. Al uw gegevens, inclusief back-ups, worden in hetzelfde gebied opgeslagen.

  • Zijn mijn gegevens gecodeerd?

    Ja, opgeslagen gegevens (inactieve gegevens) worden versleuteld. Dit gebeurt met dezelfde versleutelingsmethode die gebruikt wordt in het online bankieren.

  • Beveiligingsbeleid

    CaseWare Cloud maakt gebruik van een geavanceerd Cloud-gebaseerd Endpoint Protection Platform als beveiliging tegen bekende en onbekende bedreigingen.

    Daarnaast maakt CaseWare Cloud ook gebruik van het beveiligingsbeleid van de Amazon Web Services en diens accreditaties; deze maken een belangrijk deel uit van de beveiliging van uw vertrouwelijke gegevens.