Setting up Time in Cloud

After integrating the Time application with CaseWare Cloud, you will want to set up your environment so staff can begin entering their time and expenses. To do this, you need to add staff, default rates, work codes, and entities.

Adding staff

Staff must be set up on CaseWare Cloud before they can begin entering their time and expenses.

Een gebruiker handmatig toevoegen

1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

3. Klik op de knop Nieuw en kies voor Personeel of Contactpersonen onder het kopje Toevoegen.

   

4. Voer de juiste naam en contactgegevens in.

   Tip: Als u een contactpersoon toevoegt en u wilt deze persoon geen account toewijzen in Cloud, laat het e-mailadres dan leeg.

5. Als u het wachtwoord voor deze gebruiker wilt instellen, klik dan links op de optie Wachtwoord, kies Instellen en voer het nieuwe wachtwoord in. Als u deze leeg laat kan de de gebruiker zelf zijn of haar wachtwoord instellen.

6. Klik op Opslaan.

The staff member is added to Cloud. They can now log in through this account.

Enabling staff to submit time and expense entries via Cloud

To submit time and expense entries using Cloud, staff will require access to the Time app and one of the following permissions:

• Process own entries will enable staff to submit their own entries
• Process all staff entries will enable staff to submit entries for all members of the organization.

You can grant access to the Time app and assign these permissions at the same time, either by editing a staff account directly, or by assigning the app and any chosen permissions to a group. If the Time app and any permissions associated with it are assigned to a group, all members of that group will given access to Time and the assigned permissions.

Toegang tot een app inschakelen voor een gebruiker of groep:

1. U heeft de rol Beheerder personeel nodig om een app in te schakelen voor gebruikers. Als u een app voor contactpersonen wilt inschakelen heeft u de rol Beheerder entiteiten nodig. Om een app in te schakelen voor groepen heeft u de rol Personeel beheerder of de rol Beheerder entiteiten nodig.

2. Ga in het Cloudmenu naar Groepen, Personeel of Contactpersonen.

3. Selecteer de gebruiker of de groep voor wie u de app wilt inschakelen, klik dan op Bewerken ().

   

4. Ga naar Apps en selecteer de gewenste machtigingen.

   

5. Klik op Opslaan.

Your staff will now be able to submit time and expense entries.

Setting staff rates

Staff must be set with the appropriate rates before they can submit their time entries. You can set a standard rate for your entire organization, or a specific rate for certain staff members.

To set staff rates:

1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

2. From the Cloud menu, select Staff.

3. Select the user whose rate you want to edit. In the user’s menu, select More Actions () | Rates.

4. To add a standard rate, select Standard Rates | New, complete the fields, and select Save.

   

5. To add a work code-specific rate, select Work Code Rates | New, complete the fields, and select Save. You will need to search or select from your organization’s existing work codes in the Work Code field.

   

You have set staff rates for the organization.