SE
SmartEngagement
Working Papers
CaseWare Working Papers
AnalyticsAI
CaseWare AnalyticsAI
Time
CaseWare Cloud Time
PCR
OnPoint PCR (Preparation Compilation Review)
RCT
CaseWare  ReviewCompTax
PBC
CaseWare  Cloud Provided by Client Requests
Audit International
CaseWare  Audit International
SE
SmartEngagement
Working Papers
CaseWare Working Papers
AnalyticsAI
CaseWare AnalyticsAI
Time
CaseWare Cloud Time
PCR
OnPoint PCR (Preparation Compilation Review)
RCT
CaseWare  ReviewCompTax
PBC
CaseWare  Cloud Provided by Client Requests
Audit International
CaseWare  Audit International

Onboarding van personeel (10 of meer gebruikers)

Als u zover bent om uw personeel een Cloud-account te geven kunt u beginnen met het onboarding-proces. Over het algemeen is het proces gelijk voor alle soorten organisaties:

  1. Gebruikersgroepen aanmaken voor gebruikers met bepaalde functies en toegangsrechten.

  2. Accounts aanmaken voor al uw personeelsleden.

  3. Rollen toewijzen aan groepen en gebruikers zodat zij toegang krijgen tot Cloud.

Tip: Voor organisaties die meer dan 10 gebruikers willen toevoegen is het meestal makkelijker om voor gebruikers rollen per entiteit toe te wijzen. Zo zorgt u ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot informatie van klanten die ze nodig hebben voor hun werk. Geef niet alle gebruikers een systeembrede rol. Zo voorkomt u dat gebruikers toegang tot te veel informatie hebben in Cloud.

Gebruikersgroepen aanmaken

Voordat u personeel of contactpersonen toevoegt is het handig om alvast een structuur op te zetten door groepen aan te maken. Met groepen kunt u in Cloud voor meerdere gebruikers tegelijk de beveiligingsinstellingen en toegang tot bestanden beheren.

Als u veel gebruikers gaat toevoegen kunt u nog apart groepen maken voor specifieke teams en zo medewerkers toevoegen die samen aan opdrachten werken. Leidinggevenden kunnen dan makkelijk informatie delen of bestanden uploaden voor het team zonder steeds apart met ieder teamlid te delen.

Een nieuwe groep aanmaken:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Groepen in het Cloudmenu.

  3. Klik op de knop Nieuw en kies voor Personeelsgroep of Contactpersonengroep. Het venster om een nieuwe groep toe te voegen opent dan.

    Venster voor Personeelsgroep toevoegen

  4. Geef de groep een Naam en Omschrijving.

  5. Klik in de zijbalk op Leden om leden aan de groep toe te voegen.

  6. Als u Beheerder bent of vergelijkbare machtigingen heeft kunt u ook Systeembrede rollen toewijzen.

  7. Klik op Opslaan.

De groep is nu aangemaakt en de geselecteerde personeelsleden zijn toegevoegd.

Zodra uw personeelsleden toegang hebben tot Cloud en zij hun account hebben ingesteld kunt u hen toegang geven tot de werkomgevingen voor klanten. In Cloud noemen we zo'n omgeving een entiteit. Voor meer informatie over het toegang geven tot entiteiten, zie Toegang beheren voor gebruikers.

In CaseWare Cloud heeft u twee mogelijkheden om medewerkers of contactpersonen aan uw organisatie toe te voegen: een lijst importeren vanuit een .csv-bestand of met een tekstbestand met gescheiden waarden, of door gebruikers individueel toe te voegen in de Cloud. Als u meer dan 50 medewerkers en/of contactpersonen wilt invoeren raden wij aan om een gebruikerslijst te importeren.

Als uw personeelsleden en contactpersonen in Cloud zijn toegevoegd kunt u waar nodig rollen toewijzen op systeembreed niveau, voor entiteiten en voor bepaalde bestanden.

Een lijst maken om te importeren

Door gebruikers te importeren vanuit een lijst kunt u in één keer een groot aantal gebruikers tegelijk toevoegen. Vanuit het bestand of de ingevoerde tekst wordt het gebruikersprofiel en de contactinformatie toegevoegd. Ook kunt u direct opgeven in welke groep de gebruiker is toegewezen. Als een opgegeven groep nog niet bestaat in Cloud, wordt bij het importeren de groep meteen aangemaakt.

U heeft een lijst met gebruikers nodig in een .csv-bestand of in een onopgemaakte tekst met gescheiden waarden.

Welke manier u ook gebruikt, let er op dat:

  • op iedere rij maar 1 gebruiker staat;
  • iedere kolom één waarde bevat, zoals de naam, het e-mailadres of de gebruikersgroep. Als u een gebruiker in meer dan één groep wilt opnemen, plaats dan een tilde (~) tussen iedere groepsnaam.

Hier volgt een voorbeeld. Een beheerder wil vier medewerkers aan Cloud toevoegen:

Achternaam, Voornaam, E-mailadres, Initialen, Titel, Telefoonnummer, Groep
Brooy, Jan, J.Brooy@cwtestgebruiker.nl, JB, Senior, 416-555-5117 Ext: 128, G1
de Graaf, Nicole, NGra@cwtestgebruiker.nl, NG, Teamleider, 416-555-5117 Ext: 176, G1~G2
Holt, Ben, ben.holt@cwtestgebruiker.nl, BH, Senior, 416-555-2115, G2
Hartman, Ron, Ron.Hartman@cwtestgebruiker.nl, NN, Stagiair, 416-555-1956, G2

Een lijst met gebruikers importeren:

  1. U heeft de rol Beheerder personeel nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

  3. Klik op de knop Nieuw en onder het kopje import of Personeel of op Contactpersonen.

  4. In het venster Importeer Medewerkers kunt u met een vinkje aangeven wat bij de import moet gebeuren met al bestaande gebruikers.

    Let op: Vink alleen het tweede selectievakje aan als u een volledige lijst met medewerkers of contactpersonen importeert.

    De eerste twee opties in het scherm Personeel Importeren

  5. Geef aan of uw tekst of CSV-bestand wel of geen koptekst bevat en welk soort scheidingsteken u heeft gebruikt.

    De tweede set vakjes in het scherm Personeel Importeren

  6. Klik op Importeer uit CSV om uw .csv-bestand op te zoeken op de computer, of plak de tekst met gescheiden waarden in het tekstveld. Klik dan op Volgende.

  7. Geef aan welke waarden in de kolommen worden gebruikt. Bestaande gebruikers met hetzelfde e-mailadres hebben worden bijgewerkt.

    Tip: Als u een lijst met contactpersonen importeert en u heeft een aantal contactpersonen die u geen account wilt toewijzen in Cloud, laat het e-mailadres dan leeg.

    Zet de kolommen goed bij de import om het proces af te ronden

  8. Klik op Importeren om af te ronden.

Rollen toewijzen aan gebruikers

Als u een grote organisatie beheert kan het zijn dat u een wat meer complexe beveiliging wilt instellen. Daarbij is het ook handig om een of meerdere systeembeheerders toe te wijzen die de instellingen voor Cloud beheren. Zo kunt u gebruikers instellen die toegang hebben tot (bijna) alle inhoud en ook gebruikers toewijzen aan specifieke klanten en opdrachten. Niet alle gebruikers hebben overal toegang voor nodig.

Systeembeheerders zouden tenminste een van de volgende systeembrede rollen toegewezen moeten krijgen:

  • Beheerder instellingen

  • Beheerder personeel

Met deze rollen kunnen zij Cloud beheren en ook andere gebruikers aanmaken, wijzigen of weer verwijderen. Ze hebben echter geen toegang tot inhoud die voor klanten bedoeld is of tot andere entiteiten.

Partners zouden tenminste een van de volgende systeembrede rollen toegewezen moeten krijgen:

  • Beheerder personeel

  • Beheerder entiteiten

Met deze rollen kunnen zij personeelsgroepen maken voor specifieke opdrachten.

Een klantentiteit kan dan makkelijk in één keer met alle medewerkers in de groep gedeeld worden door de rol Entiteit toegang aan de groep toe te wijzen. Er kan dan ook nog een Eigenaar aan de entiteit worden toegewezen.

Als eigenaar kunnen gebruikers inhoud toevoegen en delen voor de klantentiteit. Zo bepalen zij welke nieuwe bestanden gedeeld worden en met wie. Ook hebben zij toegang om tijd- en onkostenboekingen voor de klantentiteit te reviewen en kunnen ze facturen aanmaken.

Systeembrede rollen toewijzen

Er zijn een aantal beveiligingsrollen waarbij het handig is als deze toegepast worden over alle inhoud in Cloud. Sommige personeelsleden kunnen de machtiging nodig hebben om alle entiteiten voor de organisatie te kunnen zien en toegang hebben om deze entiteiten te bewerken of verwijderen indien nodig.

U kunt deze toegang instellen door systeembrede beveiligingsrollen toe te wijzen aan gebruikers of groepen.

Systeembrede rollen toewijzen aan een gebruiker of groep:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Groepen of Personeel in het Cloudmenu.

  3. Klik op de gebruiker of de groep waarvan u de rollen wilt wijzigen en klik dan op Bewerken ().

  4. Klik op de tab Systeembrede rollen en kies de rollen die u wilt toewijzen.

    In het gebruikersprofiel ziet u welke systeembrede rollen beschikbaar zijn.

  5. Klik op Opslaan.

Toegang tot entiteiten geven

Met de systeembrede rollen kunt u veel gebruikers tegelijk toegang geven tot entiteiten, maar het kan ook zijn dat u bij een aantal gebruikers niet wilt dat zij overal toegang toe hebben. Er zijn dan twee mogelijkheden. U kunt een leidinggevende de machtiging geven om alle inhoud voor een bepaalde klant te beheren. Of u kunt slechts een aantal medewerkers toegang geven tot bepaalde opdrachten zodat deze gebruikers alleen de informatie zien in hun Cloud Tijdlijn die voor hen relevant is.

Deze informatie kan beheerd worden door gebruikers alleen toegang te geven tot de entiteiten die zij nodig hebben.

Toegang geven tot een entiteit:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit.

  2. Ga naar het Cloudmenu () en klik op Entiteiten.

  3. Selecteer de entiteit waar u toegang toe wilt geven en klik op Deel ().

    Het icoon Deel op de entiteitenpagina.

  4. Geef aan welke groepen, medewerkers of contactpersonen u toegang wilt geven tot de entiteit. Klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de rol die u wilt toekennen. Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Kies de rol die u wilt toewijzen aan uw gebruiker of groep.

  5. Klik op Deel.

Rollen toewijzen voor specifieke inhoud

Het kan zijn dat er teamleden aan een opdracht werken maar dat het niet nodig is dat zij elkaars documenten of activiteiten zien. U kunt dan beveiligingsrollen toewijzen aan uw gebruikers voor specifieke bestanden.

De gebruiker heeft de rol Entiteit toegang nodig voor de entiteit waar de bestanden staan. Met deze rol kan de gebruiker de entiteit zien in Cloud, maar heeft hij/zij geen verdere toegang tot de inhoud in die entiteit.

De rol Entiteit Toegang toewijzen:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit.

  2. Klik op Groepen of Personeel in het Cloudmenu.

  3. Selecteer de gebruiker of de groep waar u de rol voor wilt bewerken en klik op Meer Acties () | Toewijzen aan entiteiten.

    Klik op Toewijzen aan entiteiten.

  4. U kunt nu aangeven welke entiteiten de gebruiker mag zien. Klik op Rollen toewijzen (#) en kies de rol Entiteit toegang. Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Kies de rol Entiteit Toegang.

  5. Klik op Deel om de wijzigingen op te slaan.

De gebruiker heeft nu toegang tot de entiteit en kunt u specifieke bestanden gaan delen.

Gebruikers of groepen rollen toewijzen voor een bestand:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor het bestand dat u wilt delen.

  2. Klik op Bestanden in het Cloudmenu.

  3. Kies de entiteit met de Entiteitskiezer.

  4. Selecteer het bestand en klik dan op Deel ().

    Het icoon Delen wordt weergegeven als u een bestand selecteert.

  5. Selecteer welke gebruikers of groepen toegang moeten krijgen tot het bestand of de activiteit en klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de juiste rol die u wilt toekennen.

    Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Geef aan welke rollen u wilt toewijzen aan gebruikers.

  6. Klik op Deel.

Met deze werkwijze kunt u toegang geven tot specifieke bestanden, zodat uw medewerkers en contactpersonen alleen toegang hebben tot de bestanden die zij nodig hebben.

Een gebruikerstype toewijzen

In Cloud wordt gebruik gemaakt van workflows om entiteiten, profielen en bestanden te kunnen ordenen. Voor gebruikers kunt u workflows gebruiken om bijvoorbeeld uw personeel in te delen in fases zoals nieuw, proeftijd, voltijd, en verlof.

Het kan zijn dat u zo'n workflow al heeft aangemaakt bij het aanpassen van uw instellingen en workflows. Als de workflow is aangemaakt kunt u ook voor nieuwe gebruikers hun status wijzigen.

Het gebruikerstype instellen:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

  3. Klik op de gebruiker wiens workflowfase u wilt wijzigen.

  4. Selecteer de huidige workflow in het gebruikersmenu en kies dan voor de nieuwe workflow.

    Workflow van de gebruiker instellen vanuit het profiel.

 

Was dit artikel nuttig?

Ja
Nee
This content is exclusively related to and has been filtered out. Select the PRODUCTS dropdown in the top navigation to modify your filter settings.

Stay Connected

Subscribe to receive updates on the latest articles and news for CaseWare products.

Your download will start immediately after you subscribe.

Please enter a valid email.
No thanks, I just want the file.