SE
SmartEngagement
Working Papers
CaseWare Working Papers
AnalyticsAI
CaseWare AnalyticsAI
Time
CaseWare Cloud Time
PCR
OnPoint PCR (Preparation Compilation Review)
RCT
CaseWare  ReviewCompTax
PBC
CaseWare  Cloud Provided by Client Requests
Audit International
CaseWare  Audit International
SE
SmartEngagement
Working Papers
CaseWare Working Papers
AnalyticsAI
CaseWare AnalyticsAI
Time
CaseWare Cloud Time
PCR
OnPoint PCR (Preparation Compilation Review)
RCT
CaseWare  ReviewCompTax
PBC
CaseWare  Cloud Provided by Client Requests
Audit International
CaseWare  Audit International

Onboarding van personeel (1 tot 10 gebruikers)

Als u zover bent om uw personeel een Cloud-account te geven kunt u beginnen met het onboarding-proces. Over het algemeen is het proces hetzelfde voor alle soorten organisaties:

  1. Gebruikersgroepen aanmaken voor gebruikers met bepaalde functies en toegangsrechten.

  2. Accounts aanmaken voor al uw personeelsleden.

  3. Rollen toewijzen aan groepen en gebruikers zodat zij toegang krijgen tot Cloud.

Tip: Voor organisaties die één tot 10 gebruikers willen toevoegen is het meestal makkelijker om gebruikers en groepen systeembrede rollen toe te wijzen. Zo hebben uw medewerkers overal toegang toe. Als het nodig is kunt u dan nog privé-entiteiten of items aanmaken om de toegang nog te beperken.

Gebruikersgroepen aanmaken

Voordat u personeel of contactpersonen toevoegt is het handig om alvast een structuur op te zetten door groepen aan te maken. Met groepen kunt u in Cloud voor meerdere gebruikers tegelijk de beveiligingsinstellingen en toegang tot bestanden beheren.

Zo kunt u bijvoorbeeld een aparte groep aanmaken voor accountants en leidinggevenden, zodat zij altijd toegang hebben tot bestanden en kunnen samenwerken zonder steeds de machtigingen te hoeven wijzigen op individueel niveau.

Een nieuwe groep aanmaken:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Groepen in het Cloudmenu.

  3. Klik op de knop Nieuw en kies voor Personeelsgroep of Contactpersonengroep. Het venster om een nieuwe groep toe te voegen opent dan.

    Venster voor Personeelsgroep toevoegen

  4. Geef de groep een Naam en Omschrijving.

  5. Klik in de zijbalk op Leden om leden aan de groep toe te voegen.

  6. Als u Beheerder bent of vergelijkbare machtigingen heeft kunt u ook Systeembrede rollen toewijzen.

  7. Klik op Opslaan.

De groep is nu aangemaakt en de geselecteerde personeelsleden zijn toegevoegd.

Zodra uw personeelsleden toegang hebben tot Cloud en zij hun account hebben ingesteld kunt u hen toegang geven tot de werkomgevingen voor klanten. In Cloud noemen we zo'n omgeving een entiteit. Voor meer informatie over het toegang geven tot entiteiten, zie Toegang beheren voor gebruikers.

In CaseWare Cloud heeft u twee mogelijkheden om medewerkers of contactpersonen aan uw organisatie toe te voegen: een lijst importeren vanuit een .csv-bestand of tekstbestand met gescheiden waarden, of door gebruikers individueel toe te voegen in de Cloud. Als uw organisatie minder dan 50 personeelsleden heeft, raden we u aan elk personeelsprofiel afzonderlijk te maken.

Als uw personeelsleden en contactpersonen in Cloud zijn toegevoegd kunt u waar nodig rollen toewijzen op systeembreed niveau, voor entiteiten en voor bepaalde bestanden.

Accounts aanmaken voor gebruikers

U kunt personeelsleden of contactpersonen toevoegen op de pagina voor Personeel of voor Contactpersonen. Beide groepen worden op dezelfde manier toegevoegd.

Een gebruiker handmatig toevoegen

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

  3. Klik op de knop Nieuw en kies voor Personeel of Contactpersonen onder het kopje Toevoegen.

    Voeg handmatig een gebruiker toe vanaf de Personeel- of Contactpersonenpagina

  4. Voer de juiste naam en contactgegevens in.

    Tip: Als u een contactpersoon toevoegt en u wilt deze persoon geen account toewijzen in Cloud, laat het e-mailadres dan leeg.

  5. Als u het wachtwoord voor deze gebruiker wilt instellen, klik dan links op de optie Wachtwoord, kies Instellen en voer het nieuwe wachtwoord in. Als u deze leeg laat kan de de gebruiker zelf zijn of haar wachtwoord instellen.

  6. Klik op Opslaan.

Rollen toewijzen aan gebruikers

Als uw organisatie uit een aantal medewerkers bestaat die allen in gelijke mate toegang hebben tot informatie van klanten, dan kunt u de beveiliging eenvoudig houden. U kunt dan iedereen toegang geven tot alle entiteiten door de rol Eigenaar toe te wijzen. Dit is de makkelijkste manier om Cloud te beheren, maar let er op dat u dit alleen kunt gebruiken als al uw gebruikers gelijke toegang hebben tot vertrouwelijke informatie van klanten.

Als uw organisatie een aantal leidinggevenden heeft en verder medewerkers die het werk ondersteunen kunt u een wat uitgebreidere beveiliging instellen. Voor leidinggevenden is het makkelijker als zij alle systeembrede rollen hebben:

  • Beheerder instellingen

  • Beheerder personeel

  • Beheerder entiteiten

Overige medewerkers kunnen dan de rol Toegang tot entiteit toegewezen krijgen. Zo kunnen zij alle entiteiten zien die u aanmaakt, maar ze zien slechts de inhoud van de entiteiten die ook met hen gedeeld zijn. Als een leidinggevende dan iets aan een entiteit toevoegt kunnen zij aangeven welke medewerkers er toegang toe hebben.

Systeembrede rollen toewijzen

Er zijn een aantal beveiligingsrollen waarbij het handig is als deze toegepast worden over alle inhoud in Cloud. Sommige personeelsleden kunnen de machtiging nodig hebben om alle entiteiten voor de organisatie te kunnen zien en toegang hebben om deze entiteiten te bewerken of verwijderen indien nodig.

U kunt deze toegang instellen door systeembrede beveiligingsrollen toe te wijzen aan gebruikers of groepen.

Systeembrede rollen toewijzen aan een gebruiker of groep:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Groepen of Personeel in het Cloudmenu.

  3. Klik op de gebruiker of de groep waarvan u de rollen wilt wijzigen en klik dan op Bewerken ().

  4. Klik op de tab Systeembrede rollen en kies de rollen die u wilt toewijzen.

    In het gebruikersprofiel ziet u welke systeembrede rollen beschikbaar zijn.

  5. Klik op Opslaan.

Toegang tot entiteiten geven

Met de systeem-brede rollen kunt u veel gebruikers tegelijk toegang geven tot entiteiten, maar het kan ook zijn dat u bij een aantal gebruikers niet wilt dat zij overal toegang toe hebben. Er zijn dan twee mogelijkheden. U kunt een leidinggevende de machtiging geven om alle inhoud voor een bepaalde klant te beheren. Of u kunt slechts een aantal medewerkers toegang geven tot bepaalde opdrachten zodat deze gebruikers alleen de informatie zien in hun Cloud Tijdlijn die voor hen relevant is.

Deze informatie kan beheerd worden door gebruikers alleen toegang te geven tot de entiteiten die zij nodig hebben.

Toegang geven tot een entiteit:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit.

  2. Ga naar het Cloudmenu () en klik op Entiteiten.

  3. Selecteer de entiteit waar u toegang toe wilt geven en klik op Deel ().

    Het icoon Deel op de entiteitenpagina.

  4. Geef aan welke groepen, medewerkers of contactpersonen u toegang wilt geven tot de entiteit. Klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de rol die u wilt toekennen. Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Kies de rol die u wilt toewijzen aan uw gebruiker of groep.

  5. Klik op Deel.

Rollen toewijzen voor specifieke inhoud

Het kan zijn dat er teamleden aan een opdracht werken maar dat het niet nodig is dat zij elkaars documenten of activiteiten zien. U kunt dan beveiligingsrollen toewijzen aan uw gebruikers voor specifieke bestanden.

De gebruiker heeft de rol Entiteit toegang nodig voor de entiteit waar de bestanden staan. Met deze rol kan de gebruiker de entiteit zien in Cloud, maar heeft hij/zij geen verdere toegang tot de inhoud in die entiteit.

De rol Entiteit Toegang toewijzen:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit.

  2. Klik op Groepen of Personeel in het Cloudmenu.

  3. Selecteer de gebruiker of de groep waar u de rol voor wilt bewerken en klik op Meer Acties () | Toewijzen aan entiteiten.

    Klik op Toewijzen aan entiteiten.

  4. U kunt nu aangeven welke entiteiten de gebruiker mag zien. Klik op Rollen toewijzen (#) en kies de rol Entiteit toegang. Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Kies de rol Entiteit Toegang.

  5. Klik op Deel om de wijzigingen op te slaan.

De gebruiker heeft nu toegang tot de entiteit en kunt u specifieke bestanden gaan delen.

Gebruikers of groepen rollen toewijzen voor een bestand:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor het bestand dat u wilt delen.

  2. Klik op Bestanden in het Cloudmenu.

  3. Kies de entiteit met de Entiteitskiezer.

  4. Selecteer het bestand en klik dan op Deel ().

    Het icoon Delen wordt weergegeven als u een bestand selecteert.

  5. Selecteer welke gebruikers of groepen toegang moeten krijgen tot het bestand of de activiteit en klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de juiste rol die u wilt toekennen.

    Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Geef aan welke rollen u wilt toewijzen aan gebruikers.

  6. Klik op Deel.

Met deze werkwijze kunt u toegang geven tot specifieke bestanden, zodat uw medewerkers en contactpersonen alleen toegang hebben tot de bestanden die zij nodig hebben.

Een gebruikerstype toewijzen

In Cloud wordt gebruik gemaakt van workflows om entiteiten, profielen en bestanden te kunnen ordenen. Voor gebruikers kunt u workflows gebruiken om bijvoorbeeld uw personeel in te delen in fases zoals nieuw, proeftijd, voltijd, en verlof.

Het kan zijn dat u zo'n workflow al heeft aangemaakt bij het aanpassen van uw instellingen en workflows. Als de workflow is aangemaakt kunt u ook voor nieuwe gebruikers hun status wijzigen.

Het gebruikerstype instellen:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

  3. Klik op de gebruiker wiens workflowfase u wilt wijzigen.

  4. Selecteer de huidige workflow in het gebruikersmenu en kies dan voor de nieuwe workflow.

    Workflow van de gebruiker instellen vanuit het profiel.

 

Was dit artikel nuttig?

Ja
Nee
This content is exclusively related to and has been filtered out. Select the PRODUCTS dropdown in the top navigation to modify your filter settings.

Stay Connected

Subscribe to receive updates on the latest articles and news for CaseWare products.

Your download will start immediately after you subscribe.

Please enter a valid email.
No thanks, I just want the file.