SE
SmartEngagement
Working Papers
CaseWare Working Papers
Analytics
CaseWare Cloud Analytics
AnalyticsAI
CaseWare AnalyticsAI
Time
CaseWare Cloud Time
PCR
OnPoint PCR (Preparation Compilation Review)
RCT
CaseWare  ReviewCompTax
PBC
CaseWare  PBC
SE
SmartEngagement
Working Papers
CaseWare Working Papers
Analytics
CaseWare Cloud Analytics
AnalyticsAI
CaseWare AnalyticsAI
Time
CaseWare Cloud Time
PCR
OnPoint PCR (Preparation Compilation Review)
RCT
CaseWare  ReviewCompTax
PBC
CaseWare  PBC

Onboarding staff (1 to 10 people)

When you're ready to provide staff with accounts in Cloud, you can begin onboarding procedures. Generally, the procedures are the same for all organization sizes: 

  1. Create groups based on functional roles and access rights.

  2. Create accounts for each staff member.

  3. Assign roles to each group or staff member to grant them access to Cloud.

Best Practice: For organizations with 1 to 10 people, it's generally easier to provide users and groups with system-wide roles. This grants all staff members with access to everything. Where appropriate, you can create private entities or items to limit access.

Create user groups

Before you begin to add staff or contacts, you can get started on your organization's framework by creating groups. Groups in Cloud are useful because you can control security settings and file access for multiple users at once.

For example, you could create separate staff groups for accountants and managers or partners. This would enable staff of both seniority level to share files and collaborate without having to change permissions at the level of individual users.

Een nieuwe groep aanmaken:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Groepen in het Cloudmenu.

  3. Klik op de knop Nieuw en kies voor Personeelsgroep of Contactpersonengroep. Het venster om een nieuwe groep toe te voegen opent dan.

    Venster voor Personeelsgroep toevoegen

  4. Geef de groep een Naam en Omschrijving.

  5. Klik in de zijbalk op Leden. Kies de leden die u aan deze groep wilt toevoegen

  6. Als u Beheerder bent of vergelijkbare machtigingen heeft kunt u ook Systeembrede rollen toewijzen.

  7. Klik op Opslaan.

You have successfully created a staff group and you have assigned your staff members to it.

Once your staff members are set up on Cloud, you can give them access to client workspaces. In Cloud, these workspaces are called entities. For more information about granting access to client entities, see Set staff access levels.

In CaseWare Cloud heeft u twee mogelijkheden om medewerkers of contactpersonen aan uw organisatie toe te voegen: een lijst importeren vanuit een .csv-bestand of tekstbestand met gescheiden waarden, of door gebruikers individueel toe te voegen in de Cloud. Als uw organisatie minder dan 50 personeelsleden heeft, raden we u aan elk personeelsprofiel afzonderlijk te maken.

After your staff members and contacts are added to Cloud, you will need to configure their system-wide, entity-wide and file-specific roles as appropriate.

Create user accounts

U kunt medewerkers of contactpersonen toevoegen op de pagina voor Personeel of voor Contactpersonen. Beide groepen worden op dezelfde manier toegevoegd.

Een gebruiker handmatig toevoegen

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

  3. Klik op de knop Nieuw en kies voor Personeel of Contactpersonen onder het kopje Toevoegen.

    Voeg handmatig een gebruiker toe vanaf de Personeel- of Contactpersonenpagina

  4. Voer de juiste naam en contactgegevens in.

    Tip: Als u een contactpersoon toevoegt en u wilt deze persoon geen account toewijzen in Cloud, laat het e-mailadres dan leeg.

  5. Als u het wachtwoord voor deze gebruiker wilt instellen, klik dan links op de optie Wachtwoord, kies Instellen en voer het nieuwe wachtwoord in. Anders stelt de gebruiker zelf zijn of haar wachtwoord in.

  6. Klik op Opslaan.

Assign user roles

If your organization comprises a few partners who all have equal access to client information, you can implement a very simple security policy. You can grant all staff members access to all entities by giving them the Owner role. This policy is the simplest to manage, but you can only use it if all users have equal access to confidential client information.

If your organization comprises one or two partners and a few associates who support your work, you can make a slightly more complex policy. The partners should have all system-wide roles:

  • Beheerder instellingen

  • Beheerder personeel

  • Beheerder entiteiten

Your associates should have the Entity Access role. This will let them see all entities that you create, but they will only be able to see content under the entities that a partner shares with them. This means that whenever a partner adds content to an entity, they will choose which associates have access to it.

Assign system-wide roles

There are some security roles that you may want to apply to all content. Zakenpartners bijvoorbeeld kunnen de machtiging nodig hebben om alle entiteiten voor de organisatie te kunnen zien en toegang hebben om deze entiteiten te bewerken of verwijderen indien nodig.

U kunt deze toegang instellen door systeembrede beveiligingsrollen toe te wijzen aan gebruikers of groepen.

To assign system-wide roles to a user or group:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Groepen of Personeel in het Cloudmenu.

  3. Select the user or group you want to edit the roles for, then select the Editbutton ().

  4. Klik op de tab Systeembrede rollen en kies de rollen die u wilt toewijzen.

    Available system-wide roles displayed on a staff member's profile.

  5. Klik op Opslaan.

Grant entity access

Met de systeem-brede rollen kunt u veel gebruikers tegelijk toegang geven tot entiteiten, maar het kan ook zijn dat u bij een aantal gebruikers niet wilt dat zij overal toegang toe hebben. Er zijn dan twee mogelijkheden. U kunt een leidinggevende de machtiging geven om alle inhoud voor een bepaalde klant te beheren. Of u kunt slechts een aantal medewerkers toegang geven tot bepaalde opdrachten zodat deze gebruikers alleen de informatie zien in hun Cloud Tijdlijn die voor hen relevant is.

You can achieve this by granting access to specific entities.

Toegang geven tot een entiteit:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit.

  2. Ga naar het Cloudmenu () en klik op Entiteiten.

  3. Selecteer de entiteit waar u toegang toe wilt geven en klik op Deel ().

    Het icoon Deel op de entiteitenpagina.

  4. Geef aan welke groepen, medewerkers of contactpersonen u toegang wilt geven tot de entiteit. Klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de rol die u wilt toekennen. Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Kies de rol die u wilt toewijzen aan uw gebruiker of groep.

  5. Klik op Deel.

Assign roles on selected content

Het kan zijn dat er teamleden aan een opdracht werken maar dat het niet nodig is dat zij elkaars documenten of activiteiten zien. U kunt dan beveiligingsrollen toewijzen aan uw gebruikers voor specifieke bestanden.

De gebruiker heeft de rol Entiteit toegang nodig voor de entiteit waar de bestanden staan. Met deze rol kan de gebruiker de entiteit zien in Cloud, maar heeft hij/zij geen verdere toegang tot de inhoud in die entiteit.

De rol Entiteit Toegang toewijzen:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit.

  2. Klik op Groepen of Personeel in het Cloudmenu.

  3. Selecteer de gebruiker of de groep waar u de rol voor wilt bewerken en klik op Meer Acties () | Toewijzen aan entiteiten.

    Klik op Toewijzen aan entiteiten.

  4. U kunt nu aangeven welke entiteiten de gebruiker mag zien. Klik op Rollen toewijzen (#) en kies de rol Entiteit toegang. Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Kies de rol Entiteit Toegang.

  5. Klik op Deel om de wijzigingen op te slaan.

De gebruiker heeft nu toegang tot de entiteit en kunt u specifieke bestanden gaan delen.

Gebruikers of groepen rollen toewijzen voor een bestand:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor het bestand dat u wilt delen.

  2. Klik op Bestanden in het Cloudmenu.

  3. Kies de entiteit met de Entiteitskiezer.

  4. Selecteer het bestand en klik dan op Deel ().

    Het icoon Delen wordt weergegeven als u een bestand selecteert.

  5. Selecteer welke gebruikers of groepen toegang moeten krijgen tot het bestand of de activiteit en klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de juiste rol die u wilt toekennen.

    Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Geef aan welke rollen u wilt toewijzen aan gebruikers.

  6. Klik op Deel.

You can control access to individual files in this way, giving your staff or contacts access to only those files that they need to see for an engagement.

Assign user types

There is a workflow feature in Cloud that you can use to categorize entities, profiles, and files. For example, you might set up a workflow for your staff members called Staff status with stages such as new, probation, full time, and temporary leave.

You may have already created this workflow when you were setting up your organizational standards. Once a staff member workflow is in place, you can set the status for your new users.

Het gebruikerstype instellen:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

  3. Klik op de gebruiker wiens workflowfase u wilt wijzigen.

  4. Selecteer de huidige workflow in het gebruikersmenu en kies dan voor de nieuwe workflow.

    Workflow van de gebruiker instellen vanuit het profiel.

 

Was dit artikel nuttig?

Ja
Nee
This content is exclusively related to and has been filtered out. Select the PRODUCTS dropdown in the top navigation to modify your filter settings.

Stay Connected

Subscribe to receive updates on the latest articles and news for CaseWare products.

Your download will start immediately after you subscribe.

Please enter a valid email.
No thanks, I just want the file.