SE
SmartEngagement
Working Papers
CaseWare Working Papers
Analytics
CaseWare Cloud Analytics
Time
CaseWare Cloud Time
PCR
OnPoint PCR (Preparation Compilation Review)
RCT
CaseWare  ReviewCompTax
SE
SmartEngagement
Working Papers
CaseWare Working Papers
Analytics
CaseWare Cloud Analytics
Time
CaseWare Cloud Time
PCR
OnPoint PCR (Preparation Compilation Review)
RCT
CaseWare  ReviewCompTax

Onboarding staff (10 or more people)

When you're ready to provide staff with accounts in Cloud, you can begin onboarding procedures. Generally, the procedures are the same for all organization sizes: 

  1. Create groups based on functional roles and access rights.

  2. Create accounts for each staff member.

  3. Assign roles to each group or staff member to grant them access to Cloud.

Best Practice: For organizations with 10 or more people, it's generally better to assign roles to staff on an entity by entity basis. This ensures that staff only have access to client information that they'll need access to in order to complete their work. Assign system-wide roles sparingly to prevent users from having too much access to Cloud.

Create user groups

Before you begin to add staff or contacts, you can get started on your organization's framework by creating groups. Groups in Cloud are useful because you can control security settings and file access for multiple users at once.

For example, if your organization has a large number of staff members, you could create groups for your engagement teams and could add staff members to each team that they are working on. This would enable partners or managers to share information or publish content specifically for the members of their teams without having to choose each team member individually.

Een nieuwe groep aanmaken:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Groepen in het Cloudmenu.

  3. Klik op de knop Nieuw en kies voor Personeelsgroep of Contactpersonengroep. Het venster om een nieuwe groep toe te voegen opent dan.

    Venster voor Personeelsgroep toevoegen

  4. Geef de groep een Naam en Omschrijving.

  5. Klik in de zijbalk op Leden. Kies de leden die u aan deze groep wilt toevoegen

  6. Als u Beheerder bent of vergelijkbare machtigingen heeft kunt u ook Systeembrede rollen toewijzen.

  7. Klik op Opslaan.

You have successfully created a staff group and you have assigned your staff members to it.

Once your staff members are set up on Cloud, you can give them access to client workspaces. In Cloud, these workspaces are called entities. For more information about granting access to client entities, see Set staff access levels.

In CaseWare Cloud heeft u twee mogelijkheden om medewerkers of contactpersonen aan uw organisatie toe te voegen: een lijst importeren vanuit een .csv-bestand of tekstbestand met gescheiden waarden, of door gebruikers individueel toe te voegen in de Cloud. Als u meer dan 50 medewerkers en/of contactpersonen wilt invoeren raden wij aan om een gebruikerslijst te importeren.

After your staff members and contacts are added to Cloud, you will need to configure their system-wide, entity-wide and file-specific roles as appropriate.

Prepare a user list for import

Door gebruikers te importeren vanuit een lijst kunt u in één keer een groot aantal gebruikers tegelijk toevoegen. Het bestand met de lijst of de tekst kan het gebruikersprofiel en de contactinformatie toevoegen en ook aan welke groep de gebruiker is toegewezen. Als een opgegeven groep nog niet bestaat in Cloud, wordt bij het importeren de groep meteen aangemaakt.

U heeft een lijst met gebruikers nodig in een .csv-bestand of in een onopgemaakte tekst met gescheiden waarden.

Welke manier u ook gebruikt, let er op dat:

  • op iedere rij maar 1 gebruiker staat;
  • iedere kolom één waarde bevat, zoals de naam, het e-mailadres of de gebruikersgroep. Als u een gebruiker in meer dan één groep wilt opnemen, plaats dan een tilde (~) tussen iedere groepsnaam.

Hier volgt een voorbeeld. Een beheerder wil vier medewerkers aan Cloud toevoegen:

Achternaam, Voornaam, E-mailadres, Initialen, Titel, Telefoonnummer, Groep
Brooy, Jan, J.Brooy@cwtestgebruiker.nl, JB, Senior, 416-555-5117 Ext: 128, G1
de Graaf, Nicole, NGra@cwtestgebruiker.nl, NG, Teamleider, 416-555-5117 Ext: 176, G1~G2
Holt, Ben, ben.holt@cwtestgebruiker.nl, BH, Senior, 416-555-2115, G2
Hartman, Ron, Ron.Hartman@cwtestgebruiker.nl, NN, Stagiair, 416-555-1956, G2

Een lijst met gebruikers importeren:

  1. U heeft de rol Beheerder personeel nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

  3. Klik op de knop Nieuw en onder het kopje import of Personeel of op Contactpersonen.

  4. In het venster Importeer Medewerkers kunt u met een vinkje aangeven wat bij de import moet gebeuren met al bestaande gebruikers.

    Let op: Vink alleen het tweede selectievakje aan als u een volledige lijst met medewerkers of contactpersonen importeert.

    De eerste twee opties in het scherm Personeel Importeren

  5. Geef aan of uw tekst of CSV-bestand wel of geen koptekst bevat en welk soort scheidingsteken u heeft gebruikt.

    De tweede set vakjes in het scherm Personeel Importeren

  6. Klik op Importeer uit CSV om uw .csv-bestand op te zoeken op de computer, of plak de tekst met gescheiden waarden in het tekstveld. Klik dan op Volgende.

  7. Geef aan welke waarden in de kolommen worden gebruikt. Bestaande gebruikers met hetzelfde e-mailadres hebben worden bijgewerkt.

    Tip: Als u een lijst met contactpersonen importeert en u heeft een aantal contactpersonen die u geen account wilt toewijzen in Cloud, laat het e-mailadres dan leeg.

    Zet de kolommen goed bij de import om het proces af te ronden

  8. Klik op Importeren om af te ronden.

Assign user roles

If your organization is larger, you will require a more complex security policy. You may have one or more system administrators who will be responsible for Cloud's settings. Partners will still have access to almost all content, but managers and associates will be assigned to specific clients and engagements. These staff members will not need to be able to see all client entities.

System admins should have at least the following system-wide roles:

  • Settings Admin

  • Staff Admin

With these entitlements, your system admin can manage Cloud, and they can also create, modify, or delete other staff members. They cannot, however, view any of the content for clients of the organization or for other entities.

Partners should have at least the following system-wide roles:

  • Staff Admin

  • Entities Admin

With these entitlements, partners can create staff groups for engagement teams. Each engagement team should include a partner, a manager, and some number of associates.

The partner can share the client entity with the new team, granting Entity Access to the group. The partner can then grant the Owner role for that entity to the manager.

With the Owner role, the manager can add and share content for the current client engagement. They can decide whether new files should be shared with the whole engagement team or limited to specific team members. They can also review the time and expense entries for the client entity, and they can create invoices for their engagement.

Assign system-wide roles

There are some security roles that you may want to apply to all content. For example, partners may need to have the ability to view all of the entities for your organization, and to edit or delete these entities on demand.

U kunt deze toegang instellen door systeembrede beveiligingsrollen toe te wijzen aan gebruikers of groepen.

To assign system-wide roles to a user or group:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Groepen of Personeel in het Cloudmenu.

  3. Select the user or group you want to edit the roles for, then select the Editbutton ().

  4. Klik op de tab Systeembrede rollen en kies de rollen die u wilt toewijzen.

    Available system-wide roles displayed on a staff member's profile.

  5. Klik op Opslaan.

Grant entity access

Met de systeem-brede rollen kunt u veel gebruikers tegelijk toegang geven tot entiteiten, maar het kan ook zijn dat u bij een aantal gebruikers niet wilt dat zij overal toegang toe hebben. Er zijn dan twee mogelijkheden. U kunt een leidinggevende de machtiging geven om alle inhoud voor een bepaalde klant te beheren. Of u kunt slechts een aantal medewerkers toegang geven tot bepaalde opdrachten zodat deze gebruikers alleen de informatie zien in hun Cloud Tijdlijn die voor hen relevant is.

You can achieve this by granting access to specific entities.

Toegang geven tot een entiteit:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit.

  2. Ga naar het Cloudmenu () en klik op Entiteiten.

  3. Selecteer de entiteit waar u toegang toe wilt geven en klik op Deel ().

    Het icoon Deel op de entiteitenpagina.

  4. Geef aan welke groepen, medewerkers of contactpersonen u toegang wilt geven tot de entiteit. Klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de rol die u wilt toekennen. Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Kies de rol die u wilt toewijzen aan uw gebruiker of groep.

  5. Klik op Deel.

Assign roles on selected content

If the team members working on an engagement do not need to see each others’ documents or activities, you can assign security roles to your users for individual files.

First, you need to grant your user the Entity Access role for the entity where these individual files will be added. This role permits users to see the entity in Cloud, but doesn’t grant any other access to the content under that entity.

De rol Entiteit Toegang toewijzen:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit.

  2. Klik op Groepen of Personeel in het Cloudmenu.

  3. Selecteer de gebruiker of de groep waar u de rol voor wilt bewerken en klik op Meer Acties () | Toewijzen aan entiteiten.

    Klik op Toewijzen aan entiteiten.

  4. U kunt nu aangeven welke entiteiten de gebruiker mag zien. Klik op Rollen toewijzen (#) en kies de rol Entiteit toegang. Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Kies de rol Entiteit Toegang.

  5. Klik op Deel om de wijzigingen op te slaan.

Now your user has entity access for the required entity, and you can share individual files.

Gebruikers of groepen rollen toewijzen voor een bestand:

  1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor het bestand dat u wilt delen.

  2. Klik op Bestanden in het Cloudmenu.

  3. Kies de entiteit met de Entiteitskiezer.

  4. Selecteer het bestand en klik dan op Deel ().

    Het icoon Delen wordt weergegeven als u een bestand selecteert.

  5. Selecteer welke gebruikers of groepen toegang moeten krijgen tot het bestand of de activiteit en klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de juiste rol die u wilt toekennen.

    Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

    Geef aan welke rollen u wilt toewijzen aan gebruikers.

  6. Klik op Deel.

You can control access to individual files in this way, giving your staff or contacts access to only those files that they need to see for an engagement.

Assign user types

There is a workflow feature in Cloud that you can use to categorize entities, profiles, and files. For example, you might set up a workflow for your staff members called Staff status with stages such as new, probation, full time, and temporary leave.

You may have already created this workflow when you were setting up your organizational standards. Once a staff member workflow is in place, you can set the status for your new users.

Het gebruikerstype instellen:

  1. U heeft de rol Beheerder nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik in het Cloudmenu op Personeel of Contactpersonen.

  3. Klik op de gebruiker wiens workflowfase u wilt wijzigen.

  4. Selecteer de huidige workflow in het gebruikersmenu en kies dan voor de nieuwe workflow.

    Workflow van de gebruiker instellen vanuit het profiel.

 

Was this helpful?

Yes
No
This content is exclusively related to and has been filtered out. Select the PRODUCTS dropdown in the top navigation to modify your filter settings.

Stay Connected

Subscribe to receive updates on the latest articles and news for CaseWare products.

Your download will start immediately after you subscribe.

Please enter a valid email.
No thanks, I just want the file.